Biuro nexo (InsERT)

Biuro nexo to program stworzony z myślą o biurach rachunkowych i doradcach podatkowych używających w codziennej pracy systemów z linii InsERT nexo. Wspiera biura rachunkowe w trzech głównych obszarach pracy:

• wspomaga standardowe czynności realizowane w każdym biurze, jak np. Rozliczanie kupujących czy śledzenie stanu innowacyjnia prac w comiesięcznej obsłudze kupujących;
• automatyzuje pracę na wielu podmiotach systemu InsERT nexo;
• upraszcza komunikację z klientami biura przez asygnowany portal.

Biuro nexo jest nierozdzielnym komponentyem systemu InsERT nexo. Pracuje na tej samej bazie z innymi programami obsługującymi biuro rachunkowe. Dzięki takiej architekturze zapewniony jest dostęp do wszystkich mechanizmów platformowych, takich jak: pola własne, flagi, InsMAIL, zestawienia, wydruki, Sfera, biblioteka dokumentów i dużo innych.

Najważniejsze możliwości Biura nexo:

• e-Sprawozdawczość JPK_VAT – operacja e-Sprawozdawczość JPK_VAT, która wchodzi w skład operacji zbiorczych, pozwala generować i wysyłać do Ministerstwo Finansów podpisany plik kontrolny z ewidencją VAT z danego miesiąca. Osiągalne jest generowanie plików na podstawie ewidencji VAT i scalenie zaimportowanych plików wewnętrznych. System pozwala też na eksport plików XML, wysyłkę, odbiór UPO, korektę. Ustalając właściwości tych operacji należy podać ścieżkę eksportu pliku XML, wybrać bramkę (produkcyjną albo testową) i wyszczególnić dokument. Można też wybrać działanie cykliczne dla danego miesiąca.
• konsumenci, cenniki – kartoteka klientów Biura nexo pozostała zintegrowana z kartoteką klientów InsERT nexo. Klientom można przypisywać rozbudowane cenniki, na podstawie których system dokonuje wyceny pracy biura rachunkowego. Rozliczanie między biurem rachunkowym a jego klientami wspierają odpowiednie raporty, a w przypadku posiadania programu Subiekt nexo także automatyczna funkcja generowania faktur dla konsumentów.
• Rejestr usług księgowych – pozwala odnotowywać zdarzenia, które dzieją się poza systemem InsERT nexo, a które biuro chce ująć w rozliczeniu za obsługę. Jako przykład można podać konsultacje prawne, załatwianie spraw w urzędach w imieniu klienta i dużo innych.
• Warunki umowy – rozciągliwy mechanizm zezwalający zanotować najważniejsze ustalenia poczynione pomiędzy biurem rachunkowym a klientem, takzawsze były „pod ręką".
• Działania cykliczne – struktury złożone z zróżnicowanych typów danych (tak/nie, liczba kompletna, ilość rzeczywista, tekst, data, słownik, flaga), których zadaniem jest ułatwienie śledzenia zadań realizowanych cyklicznie dla każdego klienta, takich jak: wprowadzanie dokumentów, sporządzanie deklaracji i sprawozdań finansowych, rozliczanie pojazdów, naliczanie wynagrodzeń, wysyłanie dokumentów, przekazywanie informacji i niemało innych.
• Wzorce konsumentów biura – wzorce baz informacji mogą być użytkowane przy tworzeniu nowych klientów. Można w nich zdefiniować obiekty sprofilowane pod konsumentów z określonej branży, np.: schematy importu, pieczęcie księgowe. Dzięki nim możliwe jest szybkie tworzenie skonfigurowanych podmiotów dla nowych kupujących.
• Operacje zbiorcze – mechanizm pozwalający prędko wykonywać operacje na wielu podmiotach systemu InsERT nexo. Dzięki niemu można efektywnie wykonać charakterystyczne czynności księgowe, jak naliczanie i przesyłka deklaracji, drukowanie ksiąg czy ewidencji VAT lub zakładanie nowych okresów obrachunkowych. Automatyzuje onsporo operacji administracyjnych, jak np. Zarządzanie personelem, archiwizacja, dearchiwizacja czy konwersja podmiotów do nowych wersji.
  Program może współpracować z bazami danych podmiotów w dwóch trybach. Tryb restrykcyjny wymaga zgodności kont i haseł między bazą Biura nexo a bazą podmiotu. Tryb bez kontroli jest dedykowany dla kupujących, którzy chcą z łatwością wykonywać operacje bez większej trosce o kwestie bezpieczeństwa.
• Portal biura – najwygodniejszy i najszybszy sposób dostarczania koniecznych informacji klientom biura rachunkowego. Księgowy może w portalu opublikować najważniejsze informacje finansowo-księgowe dla swojego klienta, takie jak:
  - dane o kwotach podatków i składkach ZUS do zapłacenia wraz z parametrami przelewów;
  - szczegółowe informacje o podatku dochodowym i podatku VAT;
  - dane o wynagrodzeniach pracowników;
  - podsumowania miesięczne poszczególnych typów podatków wraz z rozrachunkami i wynagrodzeniami;
  
  - szczegółowe raporty.

• przyłączanie kupujących, dla których wcześniej utworzono bazy informacji w systemie nexo.
• Dodawanie konsumentów bez bazy informacji.
• Edytowanie klientów.
• Wywołanie kreatora operacji zbiorczych na bazach klientów.
• szybkie uruchamianie programów systemu nexo na bazach klientów.
• Kreator pozwalający dodawać bazę danych klienta na podstawie specjalnie przygotowanych baz wzorcowych (szablonów), w których biuro rachunkowe może umieszczać dane powtarzające się u pewnych grup klientów (np. Można wytwarzać wzorcowe bazy informacji dla firm produkcyjnych na pełnej księgowości).

• Możliwość przypisania klientom rozbudowanych cenników, na podstawie których system dokonuje wyceny pracy biura rachunkowego.
• Opłaty za usługi prezentowane w raporcie Rozliczenia z klientem lub stosowane przy generowaniu faktur za usługi biura rachunkowego w programie Subiekt nexo.
• Określanie sposobu naliczania cen za operacje stworzone w systemie nexo: (wprowadzenie dekretu lub zapisu do KPiR, wprowadzenie zapisu w ewidencji VAT, wystawienie deklaracji) i za usługi księgowe wykonywane poza systemem (patrz moduł Rejestr usług księgowych).
• Możliwość określenia algorytmu naliczania opłat dla każdego elementu wyceny; ceny mogą być naliczane za składnik oraz zbiorczo (przedziałami).

• Ewidencjonowanie działań wykonywanych na rzecz konsumentów, które są wykonywane poza programem, na przykład:
  - konsultacje prawne i księgowe;
  - przesyłka dokumentów do klienta (kurierem, pocztą, etc.);
  - odbiór dokumentów od klienta (osobisty, kurierem, etc.);
  - rejestracja działalności w przeróżnych urzędach (ZUS/KRUS/GUS/KRS);
  - sporządzenie prognoz finansowych i innych dokumentów dla banków;
  - dokumentacje związane z ubieganiem się o dotacje.

• Śledzenie zadań wykonywanych cyklicznie dla każdego klienta - Działania cykliczne można definiować jako struktury złożone z najróżniejszych typów danych (tak/nie, ilość całkowita, ilość rzeczywista, tekst, data, słownik, flaga).
• Domyślnie zdefiniowany, przykładowy komplet działań cyklicznych, który jednak może być zmodyfikowany w zależności od potężnych potrzeb i sposobu pracy biura rachunkowego.
• Stan realizacji działań cyklicznych ustawiany dla każdego okresu (okres jest określony w definicji działania) i równocześnie dla każdego klienta, któremu działanie przypisano (można to wykonywać w przedmiotowym module Działania cykliczne, gdzie po wyróznioniu działania można jego stan ustawić szybko dla wielu klientów, albo w module Działania cykliczne dla klienta, gdzie po wybraniu klienta ustawia się mnóstwo działań dla niego).

• Obsługa JPK – generowanie, dostawa z podpisem kwalifikowanym, odbiór i wydruk Urzędowego Poświadczenia Odbioru, korekta.
• Archiwizacja – realizowanie całościowego archiwum wszystkich danych biura rachunkowego (archiwa baz danych wszelkich kupujących, własna baza biura rachunkowego, oraz wszystkie binaria systemu nexo) do pliku dyskowego, jak i do chmury (pod warunkiem wykupienia usługi e-archiwizacji).
• Dearchiwizacja – przywracanie systemu nexo w biurze rachunkowym z posiadanego pliku archiwum (przywróceniu podlegają wszystkie komponenty, jakie znajdują się w pliku archiwum, np. Bazy konsumentów biura, baza własna biura rachunkowego, bazy wzorcowe, czy binaria poszczególnych wersji aplikacji).
• Deklaracje skarbowe – prędkie wykonanie na wielu podmiotach wszelkich czynności związanych z obsługą deklaracji skarbowych – naliczanie deklaracji, wydruk deklaracji i polecenia przelewu, dostawa elektroniczna, pobranie i wydruk Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
• Deklaracje ZUS – naliczanie dla wybranych konsumentów deklaracji ZUS, a następnie generowanie plików podmiany dla programu Płatnik.
• Drukowanie ewidencji VAT.
• Drukowanie KPiR albo podsumowania KPiR dla wybranych podmiotów.
• Konwersja wielu baz informacji klientów do właściwej wersji – Biuro nexo gwarantuje konwersję baz znajdujących się w dowolnej wersji wyższej niż 7.0.0; wersją docelową jest wersja, w której jest samo Biuro nexo.
• Kopiowanie parametrów księgowych – kopiowanie wybranych księgowych danych konfiguracyjnych (np. Opisów operacji gospodarczych, opisów księgowych, parametrów schematów dekretacji czy schematów dekretacji dla księgowości uproszczonej). Podmiotem źródłowym może być podmiot Biura nexo, jedna z baz wzorcowych lub baza dowolnego klienta.
• Kopiowanie parametrów podatkowych i ZUS - kopiowanie wszystkich ustawień wprowadzonych do modułów konfiguracyjnych „Fundusze i ubezpieczenia ZUS", a także „Podatki i koszty" w bazie źródłowej. Podmiotem źródłowym może być podmiot Biura nexo, jedna z baz wzorcowych albo baza dowolnego klienta.
• Kopiowanie ustawień list zdefiniowanych w podmiocie źródłowym, np. Układ kolumn, szerokości kolumn, kolor czcionek. Podmiotem źródłowym może być podmiot Biura nexo, jedna z baz wzorcowych lub baza dowolnego klienta.
• Kopiowanie wzorców wydruków dokumentów zdefiniowanych w podmiocie źródłowym (podmiot Biura nexo, jedna z baz wzorcowych albo baza dowolnego klienta).
• Wystawianie faktur za usługi stworzone przez biuro rachunkowe - operacja przystępna dla biur rachunkowych mających Subiekta nexo.
• dostawa informacji do portalu - publikowanie w Portalu biura danych dla konsumentów, takich jak: dane potrzebne do sporządzenia przelewów, raporty o podatku dochodowym, raporty o podatku VAT, dane o rozrachunkach, dane o wynagrodzeniach pracowników.
• Zakładanie okresu obrachunkowego dla podmiotów obsługiwanych programem Rachmistrz nexo, a więc rozliczających się na podstawie księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji podatkowej.
• Zakładanie okresu obrachunkowego dla podmiotów obsługiwanych programem Rewizor nexo (pełna księgowość).
• Wysyłanie indywidualnych albo masowych wiadomości SMS.
• Zarządzanie personelem - zarządzanie kontami użytkowników w bazach , a także bazach wzorcowych; dodawanie, aktualizowanie lub usuwanie użytkowników, przypisywanie albo odbieranie im uprawnień, a także przypisywanie do ról, na przykład:
  - wprowadzenie danych nowo zatrudnionego pracownika do podmiotów, którymi ten nowy pracownik będzie się zajmował;
  - zakładanie bazy dla nowego klienta, a w niej kont użytkowników, którzy będą z tą bazą pracować;
  - wyrównanie uprawnień dla pracownika we wszelkich obsługiwanych przez niego bazach.

• Konwersja wielu baz danych konsumentów do właściwej wersji.
• Archiwizacja – całościowa archiwizacja wszystkich informacji biura rachunkowego do pliku dyskowego jak i do chmury (pod warunkiem wykupienia usługi e-archiwizacji).
• Dearchiwizacja – przywrócenie systemu nexo w biurze rachunkowym z posiadanego pliku archiwum.

ukazujemy przykładowe ekrany ilustrujące funkcjonalność Biura nexo. Ekrany w skali 1:1 można obejrzeć wybierając zamieszczone poniżej miniatury.